SIKLUS HIDUP SISTEM

Siklus Hidup Sistem

Siklus hidup sistem (system life cycle) atau SLC adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem.

Tahap-Tahap Siklus Hidup

Empat tahap pertama adalah perencanaan, analisis, rancangan, dan penerapan. Tahap-tahap ini secara bersama-sama dinamakan siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle)-SDLC. Tahap kelima adalah tahap penggunaanya yang berlangsung sampai tiba waktunya untuk merancang sistem itu kembali.

Pengelolaan Siklus Hidup

Siklus hidup yang pertama dikelola oleh manajer unit jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman, dan operasi. Namun kecenderungan saat ini meletakkan tanggung jawab pada tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah.

Tanggung Jawab Eksekutif

Ketika sistem itu berpengaruh terhadap seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya. Ketika lingkup sistem menyempit dan fokusnya lebih operasional, kepemimpinan akan dipegang oleh eksekutif tingkat yang lebih rendah.

Komite Pengarah SIM

Komite pengarah adalah komite yang bertujuan memberikan petunjuk, pengarahan, dan pengendalian yang berkesinambungan. Jika perusahaan membentuk komite pengarah untuk mengarahkan penggunaan sumber daya komputer perusahaan, dinamakan komite pengarah SIM. Komite pengarah SIM memiliki tiga fungsi utama yaitu:

• Menetapkan kebijakan yang memastikan dukungan komputer untuk mencapai tujuan strategis perusahaan
• Menjadi pengendali keuangan dengan bertindak sebagai badan yang berwenang memberi persetujuan bagi semua permintaan dan yang berhubungan dengan komputer
• Menyelesaikan pertentangan yang timbul sehubungan dengan prioritas penggunaan komputer

Sehingga tugas dari komite pengarah SIM adalah menjalankan strategi yang ditetapkan oleh komite eksekutif dan rencana strategis sumber daya informasi. Dengan memusatkan manajemen siklus hidup sistem dalam komite pengarah, ada dua keuntungan yaitu: 1) semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk mendukung pemakai di seluruh perusahaan, 2)semakin besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan mempunyai perencanaan dan pengendalian yang baik.

Kepemimpinan Proyek

Tim proyek mencakup semua orang yang ikut serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Kegiatan tim diarahkan oleh seorang pemimpin proyek yang memberikan pengarahan selama berlangsungnya proyek. Tim proyek tidak berkelanjutan dan biasanya dibubarkan ketika penerapan sistem telah selesai.

 

TAHAP PERENCANAAN

Keuntungan dari Merencanakan Proyek CBIS

Komite pengarah SIM dan tim proyek mengantisipasi bahwa perencanaan akan menghasilkan keuntungan dari pengembangan subsistem CBIS, diantaranya adalah mudah mennetukan lingkup dari proyek, mengenali berbagai area permasalahan potensial, mengatur urutan tugas, dan memberikan dasar untuk pengendalian.

Langkah-langkah dalam Tahap Perencanaan

Selama tahap awal pengembangan sistem, analis sistem bertindak sebagai spesialis informasi yang bertanggungjawab untuk bekerjasama dengan pemakai, sedangkan anggota tim lain sebagai pendukung.

1. menyadari masalah. Kebutuhan akan CBIS biasnaya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen lingkungan dalam perusahaan.
2. mendefinisikan masalah. Setelah menyadari masalah, manajer mencari untuk mengidentifikasikan letak dan penyebab permasalahan. Dalam hal ini manajer memerlukan analis sistem.
3. menentukan tujuan sistem. Manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem untuk memuaskan pemakai.
4. mengidentifikasi kendala-kendala sistem. Kendala yang muncul baik dari lingkungan maupun dari manajemen perusahaan penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan.
5. membuat studi kelayakan. Studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan, yakni dimensi teknis, pengembalian ekonomis, pengembalian non ekonomis, hukum dan etika, operasional, dan jadwal.
6. mempersiapkan usulan penelitian sistem. Jika suatu sistem dan proyek dipandang layak, diperlukan penelitian sistem secara menyeluruh. Penelitian sistem (system study) memberikan dasar yang terinci bagi rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem tersebut melakukannya. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem dan memberikan salinan tertulis tersebut kepada komite pengarah SIM, terkadang disajikan secara lisan.
7. meyetujui atau menolak penelitian sistem. Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra proyek dan rancangan sistem yang diusulkan serta menentukan apakah proyek tersebut layak diteruskan atau dihentikan.
8. menetapkan mekanisme pengendalian. Pengendalian proyek dietetapkan komite pengarah SIM dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan.

Memantau kemajuan proyek. Setelah jadwal proyek ditetapkan, jadawal itu harus didokumentasikan dalam bentuk yang memudahkan pengendalian.

 

TAHAP ANALIS

Analis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui. Tahap analis sistem:

1. Mengumumkan penelitian sistem. Dalam mengumukan penelitian, manajer dapat menggunakan cara dengan berkomunikasi dengan pegawai tentang alasan perusahaan melaksanakan proyek, dan bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.
2. mengorganisasikan tim proyek. Tim proyek yang akan melakukan penelitian dikumpulkan agar berperan secara aktif.
3. mendefinisikan kebutuhan informasi. Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi. Pada tahap ini, analis mengumpulkan dokumentasi dari sistem yang ada (kamus proyek) dan menambahkan dokumentasi baru jika dirasa perlu.
4. mendefinisikan kriteria kinerja sistem. Setelah kebutuhan informasi manajer didefinisikan, langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem yaitu kriteria kinerja sistem.spesifikasi diambil sebagai kriteria kinerja jika tim proyek setuju bahwa hal ini dapat dicapai.
5. menyiapkan usulan rancangan. Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan untuk kedua kalinya. Manajer harus menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan tersebut di dalam usulan rancangan.
6. menyetujui atau menolak rancangan proyek. Manajer atau komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan menyetujui proyek atau tidak.jika disetujui, proyek maju ke tahap rancangan.

 

TAHAP RANCANGAN

Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Langkah-langkah rancangan sebagai berikut:

1. menyiapkan rancangan sistem yang terinci. Analis bekerjasaman dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang dijelaskan dalam modul teknis. Pendekatan top-down merupakan ciri rancangan terstruktur (structured design) yaitu rancangan bergerak dari tingkat sistem ke tingkat subsistem. Diagram arus data (data floe diagram) atau DFD menunjukkan bagaimana empat sistem pengolahan data dihubungkan dengan arus data. Setiap tanda panah dalam gambar menggambarkan arus data dan dapat didokumentasikan melalui kamus data. Kamus data (data dictionary) adalah penjelasan formal isi database.
2. mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi sistem. Analis harus mengidentifikasi konfigurasi yakni peralatan komputer yang akan memberikan hasil terbaik bagi sistem untuk menyelesaikan pemrosesan, dimulai dari identifikasi berbagai kombinasi yang dapat menyelesaikan tugas.
3. mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem. Analis bekerjasama dengan manajer mengevaluasi berbagai alternatif. Alternatif yang dipilih adalah yang paling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja dengan kendala-kendala yang ada.
4. memilih konfigurasi terbaik. Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah selesai, analis membuat rekomendasi kepada manajer selanjutnya kepada komite pengarah SIM untuk disetujui. Hasil dari proses rancangan ini adalah konfigurasi peralatan. Spesifikasi sistem akan menjadi dasar untuk pekerjaan yang dilaksanakan dalam tahap penerapan.
5. menyiapkan usulan penerapan. Analis menyiapkan ususlan penerapan (implementation proposal) yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan, dan biayanya.
6. menyetujui atau menolak penerapan sistem. Jika keuntungan yang diharapkan dari sistem melebihi biayanya, penerapan akan disetujui.

 

TAHAP PENERAPAN

Penerapan adalah kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.

• merencakan penerapan. Manajer dan spesialis informasi sebaiknya memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem.
• mengumukan penerapan. Tujuan pengumuman ini adalah menginformasikan kepada para pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem yang baru dan meminta kerja sama mereka.
• mendapatkan sumber daya perangkat keras. Setiap pemasok diberikan request for proposal (REP). ketika pemasok bersaing untuk mendapatkan pesanan, masing-masing menyiapkan usulan tertulis yang kemudian akan diterima dan dianalis oleh komite pengarah SIM. Spesialis informasi memberi dukungan bagi keputusan ini degan mempelajari usulan dan membuat rekomendasi. Setelah disetujui, perusahaan melakukan pesanan.
• mendapatkan sumber daya perangkat lunak. Ketika perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak aplikasinya, programer dapat menyiapkan dokumentasi yang lebih terinci yang hasil akhirnya adalah software library dari program aplikasi.
• menyiapkan database. Dalam beberapa kasus, perlu dikumpulkan data baru, dan dalam kasus lain data yang telah ada perlu dibentuk kembali sehingga sessuai dengan rancangan sistem baru. Tugas ini dilakukan dan data dimasukkan dalam database.
• menyiapkan fasilitas fisik. Jika perangkat keras dari sistem baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada, maka perlu dilakukan konstruksi baru atau perombakan. Pembangunan fasilitas merupakan tugas berat dan harus dijadwalkan sehingga sesuai dengan keseluruhan rencana proyek.
• mendidik peserta dan pemakai. Orang-orang yang terlibat dalam sistem disebut peserta, sedangkan yang lain menggunakan output sistem. Mereka perlu dididik tentang peran mereka dalam sistem.
• menyiapkan usulan cutover. Proses menghentikan penggunaan sistem lama disebut cutover. Ketika seluruh pekerjaan pengembangan hampir selesai, tim proyek merekomendasikan kepada manajer agar dilaksanakan cutover.
• menyetujui atau menolak masuk ke sistem baru. Bila manajemen telah menyetujui rekomendasi proyek, manajemen menentukan tanggal cutover. Bila ditolak, manajemen menetukan tindakan yang harus diambil dan tugas yang harus diselesaikan sebelum cutover akan dipertimbangkan kembali kemudian menjadwalkan tanggal baru.
• masuk ke sistem baru. Ada 4 pendekatan dasar, yaitu:
• percontohan (pilot). Percontohan adalah suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan oeprasi.
• Serentak (immediate). Pendektan yang paling sederhana adalah beralih dari sistem lama ke sistem baru pada saat ditentukan. Pendekatan ini hanya ayak bagi perusahaan kecil karena permasalahan waktu menjadi makin besar jika skala operasi meningkat.
• Bertahap (phased). Dalam cutover bertahap, sistem baru digunakan berdasarkan bagian per bagian pada suatu waktu. Cutover bertahap lebih populer untuk sistem berskala besar.
• Paralel (parallel). Cutover paralel mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa secara menyeluruh. Pendekatan ini meberikan pengamanan yang paling baik terhadap kegagalan tetapi adalah yang paling mahal karena kedua sumber daya harus dipertahankan.

Cutover menandakan berakhirnya bagian pengembangan dari siklus hidup sistem.

 

TAHAP PENGGUNAAN

1. menggunakan sistem. Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.
2. audit sistem. Setelah sistem mapan, dilakukan penelahaan setelah penerapan (postimplementation review) oleh seorang jasa informasi atau audit internal yang kemudian hasil auditnya dilaporkan kepada CIO, Komite pengarah SIM, dan pemakai.
3. memelihara sistem. Pemeliharaan sistem dilaksanakan untuk memperbaiki kesalahan, menjaga kemutakhiran sistem, dan meningkatkan sistem.
4. menyiapkan usulan rekayasa ulang. Usulan berupa dukungan dilakukan jika para pemakai dan spesialis informasi merasa bahwa sistem sudah tidak dapat digunakan lagi.
5. menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem. Jika manajer merasa perlu adanya siklus sistem baru, maka dibuat keputusan tentang kapan tahap perencanaan akan dimulai. Siklus yang baru dapat mengikuti pola rekayasa mundur (reverse engineering), restrukturisasi, atau rekayasa maju (forward engineering)

 

MENEMPATKAN SIKLUS HIDUP SISTEM DALAM PERSPEKTIF

Demi memberi respons yang lebih baik bagi kebutuhan pemakai, spesialis informasi telah membuat modifikasi pada SLC sehingga waktu yang diperlukan untuk menerapkan sistem dikurangi. Dua hal yang mendapat perhatian adalah prototyping dan Rapid Application Development atau RAD.

Prototipe memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara sistem berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Proses menghasilkan sebuah prototipe disebut prototyping.

Jenis-jenis Prototipe

Ada dua jenis, yaitu :

• Prototipe jenis I sesungguhnya akan menjadi sistem operasional. Pengembangan jenis ini dapat dilakukan degan cara mengidentifikasikan kebutuhan pemakai, mengembangkan prototipe, menentukan apakah prototipe dapat diterima, serta menggunakan prototipe.
• Prototipe jenis II meruapak suatu model yang dapat dibuang yang berfungsi sebagai cerak biru bagi sistem oeprasional. 3 tahap pengembangannya sama dengan prototipe jenis I, tahap selanjutnya adalah mengkodekan sistem operasional, menguji sistem operasional, menetukan jika sistem operasional dapat diterima, dan menggunakan sistem operasional.

Prototyping dan Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Bagi sistem berskala kecil, prototyping dapat menggantikan siklus hidup pengembangan sistem. Bagi sistem berskala besar, prototyping dipadukan dengan SDLC.

Daya Tarik Prototyping diantaranya adalah :

• komunikasi antara analis sistem dan pemakai membaik;
• analis dapat bekerja dengan lebih baik dalam menentukan kebutuhan pemakai
• pemakai berperan lebih aktif dalam pengembangan sistem
• spesialis informasi dan pemakai menghabiskan lebih sedikti waktu dan usaha dalam mengembangkan sistem
• penerapan menjadi lebih mudah

Potensi kegagalan Prototyping

• ketergesaan yang memungkinkan permasalahan
• pemakai mengharapkan sesuatu yang tidak realistis
• Prototipe jenis I tidak seefisien sistem yang dikodekan dalam bahasa pemrograman
• Tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik

Penerapan yang Mempunyai Prospek yang baik untuk Prototyping

Prototyping bekerja paling baik pada penerapan-penerapan dengan karakteristik : risiko tinggi, pertimbangan interaksi pemakai, jumlah pemakai banyak, dibutuhkan penyelesaian yang tepat, sistem yang inovatif, dan perilaku pemakai yang sukar ditebak.

Pengembang Aplikasi Cepat

Metodologi yang memiliki tujuan yang sama seperti prototyping yaitu memberi respons yang cepat terhadap kebutuhan pemakai adalah RAD. RAD dalah seperangkat strategi, metodologi dan peralatan yang terintegrasi yang ada dalam satu kerangka kerja menyeluruh yang disebut information engineering.

Unsur-Unsur Penting RAD

• Manajemen. Manajemen harus mendukung RAD sepenuhnya dan menyediakan lingkungan kerja yang membuat kegiatan tersebut sangat menyenangkan.
• Manusia. Untuk mengerjakan semua kegiatan SLC, RAD menyadari efisiensi yang dapat dicapai melalui penggunaan beberapa tim yang terspesialisasi.
• Metodologi. Metodologi dasar RAD adalah siklus hidup RAD yang terdiri dari 4 tahap yaitu: 1)perencanaan, 2)rancangan pemakai, 3)konstruksi, 4)cutover. Tahap ini mencerminkan pendekatan sistem.
• Peralatan. Peralatan RAD terutama terdiri dari bahasa-bahasa pemrograman generasi keempat (fourth-generation language) dan peralatan CASE yang memudahkan prototyping dan pembuatan kode.

 

CASE

Case merupakan kategori perangkat lunak yang bertujuan mengalihkan sebagian beban kerja pengembangan sistem dari manusia ke komputer. Tingkat kemampuan peralatan ini dikategorikan menajdi empat kategori yaitu:

• Peralatan case tingkat atas dapat digunakan eksekutif perusahaan membuat perencanaan strategis
• Peralatan case tingkat menengah dapat digunakan selama tahap analisis dan rancangan untuk mendokumentasikan proses data dari sistem yang telah ada maupun sistem yang baru
• Peralatan case tingkat bawah digunakan selam tahap penerapan dan penggunaan untuk membantu programer mengembangkan, menguji, dan menjaga kode.
• Peralatan case terintegrasi menawarkan cakupan kombinasi dari peralatan Case tingkat atas, mennegah, dan bawah.

Konsep Model

Hasil akhir dari kegiatan ini adalah suatu model bisnis yang mengidentifikasikan data, kegiatan serta interaksi perusahaan.

Ensiklopedia Rancangan Informasi

Ensiklopedia merupakan database yang ditempatkan pada komputer pusat, berisikan model bisnis dan semua model berikutnya yang dikembangkan selama SDLC. Ensiklopedia memberikan pengendalian dan keamanan dan memungkinkan pemakai untuk berbagi isi di antara beberapa komputer (workstations).

Metodologi Siklus Hidup Sistem

Composer menyediakan perangkat peralatan yang dapat diguankan sepanjang siklus hidup sistem. Contohnya, Planning Toolset digunakan untuk menghasilkan subject area diagram yang mengidentifikasikan area-area utama bisnis dan berbagai kaitannya. Analysis Toolset digunakan utnuk mengidentifikasi data yang dieprlukan oleh tiap subject area. Analysis Toolset juga digunakan untuk proses model. Entity-relationship diagram (ERD) meruapakn model data dasar. Activity dependency diagram menunjukkan bagaimana sejumlah langkah proses dilakukan secara berurutan. Hal ini sama dengan diagram arus data. Proses tersebut dapat didokumentasikan dalam bentuk rinci dengan menggunakan process action diagram, atau PAD. Design toolset mendukung kegiatan-kegiatan seperti prototyping dan peracangan layar.

 

MENEMPATKAN SLC, PROTOTYPING, DAN RAD DALAM PERSPEKTIF

SLC merupakan aplikasi dari pendekatan sistem untuk masalah penerapan sistem komputer, dan berisikan semua elemen pendekatan sistem dasar dimulai dari identifikasi masalah dan diakhiri dnegan penggunaan sistem.

Prototyping merupakan bentuk pendek dari pendekatan sistem yang berfokus pada definisi dan pemuasan kebutuhan pemakai. RAD merupakan pendekatan alternatif untuk tahap rancangan dan penerapan dari SLC. Sumbangan terbesar dari RAD adalah kecepatannya menghasilkan sistem untuk digunakan yang terutama dicapai melalui penggunaan a berbasis komputer dan tim proyek yang terspesialisasi.

Dari semua metodologi yang ada, SLC merupakan metodologi tertua dan akan terus menjadi dasar sebagian besar kerja pengembangan sistem. Prototyping juga merupakan metodologi yang telah cukup mapan, dan n terus digunakan bagi proyek-proyek yang kebutuhan pemakainya masih sulit didefiniskan. RAD telah memperoleh banyak dukungan sejak kelahirannya di awal tahun 1990-an dan mungkin menjadi metodologi utama bagi perancangan dan penerapan di masa depan.